Если вы не в полной мере удовлетворены сервисом, который оказывает ваш орган по сертификации или у вас возникли сложности с продлением сертификата в условиях санкционной политики, существует возможность поменять орган по сертификации системы менеджмента.
Любая сертифицированная компания, имеющая действующий сертификат, может поменять орган по сертификации в любой момент. Не обязательно ждать планового окончания срока действия ранее выданного сертификата или ближайшего надзорного аудита. Процедура перехода компании в другой орган по сертификации с сохранением текущего сертификационного цикла и графика аудитов называется трансфер.
Процедура трансфера
Трансфер сертификата из одного органа по сертификации к другому может быть проведён на любом этапе сертификационного цикла. Ждать завершения срока действия ранее выданного сертификата не нужно. Процедуру трансфера можно провести в течение года, на который запланировано прохождение надзорного или ре-сертификационного аудитов.
Обратите внимание, что при трансфере осуществляется перевыпуск сертификата в новом органе по сертификации. При этом сохраняется ранее установленный график аудитов. Так же необходимо понимать, что после перевыпуска сертификата Вашей организации необходимо будет известить об изменениях тех партнеров, которым Вы ранее предоставляли действующий сертификат, во избежание непреднамеренного введения в заблуждение своих клиентов и заинтересованных сторон.
Для процедуры трансфера необходимо заполнить заявки и предоставить действующий сертификат и отчеты по предыдущим проверкам. Когда организация приняла решение о переходе в другой орган, необходимо внимательно изучить ранее заключенный договор на сертификацию и соблюсти обязательства по информированию Вашего текущего органа о намерении трансфера. Вы не обязаны извещать Ваш орган по сертификации о причинах перевода сертификата в другой орган. Однако стоит поставить текущий орган в известность о Вашем намерении и начале процедуры трансфера. Сделать это нужно в письменной форме. Такая открытая и своевременная коммуникация всех участников процесса трансфера позволит избежать недопонимания и ненужных задержек. Также это не позволит текущему сертификатору искусственно создать препятствия трансферу. И исключит возможность аннулировать Ваш действующий сертификат.
Предварительный аудит готовности к трансферу сертификата не является обязательным.
Поводов по смене органа по сертификации может быть масса. Однако, в связи с экономической и политической ситуацией в стране и мире, добавились следующие веские причины:
- Ваш орган по сертификации принял решение уйти с российского рынка. Частично или полностью остановил оказание услуг по сертификации систем менеджмента;
- Ваш орган вводит ограничения на новые сертификации производств или расширение области сертификации. Ваш бизнес в России растёт – открываются новые производственные, складские и торговые площадки. Но часть международных сертификационных компаний в последние годы ввела собственные ограничения или прямой запрет для на новые сертификации в России.
- Смена привычной аккредитации Вашим органом по сертификации. И вот, например, в Вашем сертификате вместо привычной европейской аккредитации, появился значок Индийской, Турецкой или Австралийская аккредитации. Все аккредитации IAF равнозначны. Но возможно Вашей организации при ведении экспортных и внутренних операций может быть важно иметь именно европейскую аккредитацию на сертификате;
В каких случая трансфер сертификата не возможен?
- В случае, если срок действия ранее выданного сертификата истек;
- В случае аннулирования сертификата предыдущим органом по сертификации;
- В случае приостановки сертификата предыдущим органом по сертификации;
- В случае риска приостановки/аннулирования сертификата;
- Для сертификатов FSSC 22000: в случае, если статус сертификата нельзя подтвердить в открытом реестре Фонда;
- Если Вы сертифицированы в национальной системе сертификации (ГОСТ Р) и хотите перейти в международную систему сертификацию. Такой трансфер не возможен. Придется пройти полную процедуру первичной сертификации. По правилам аккредитации сертификаты системы ГОСТ Р не «повышаются» до международных. Здесь процедуру трансфера применить не возможно.
В остальном ограничений на трансфер сертификата и переход в другой орган нет.
Процедура трансфера сертификата проходит по следующему алгоритму:
- Для начала процесса трансфера сертификата необходимо заполнить форму заявки на трансфер по нашей форме;
- К заявке необходимо будет приложить действующий сертификат. А также отчеты по пройденным аудитам в рамках вашего текущего сертификационного цикла.
- Получив заявку и приложенный сертификат, мы проверим представленный пакет документов на предмет ограничений по проведению процедуры трансфера;
Трансфер может быть приурочен к периоду планового аудита или проведен заблаговременно.
Обратите внимание, что в случае, если бы вы хотели поменять орган по сертификации во время планового аудита (надзорного или ре-сертификационного), то подать заявку необходимо заранее (оптимально – не менее, чем за 2 – 2,5 месяца до предполагаемой даты аудита). Важно закладывать достаточное время на обработку и проверку документов по трансферу. Это делается для того, чтобы сделать процесс перехода максимально комфортным. Также минимизируются риски приостановки сертификата вашей организации.
- После анализа пакета документов (заявка, сертификат, отчетность по предыдущим сертификационным аудитам) принимается положительное решение о возможности трансфера и перевыпускается сертификат. При трансфере срок действия вашего нового сертификат останется таким же, как и в предыдущем сертификате. Формально процесс трансфера на этом завершен.
- Плановый аудит проводится в соответствии с графиком, который существовал у вас ранее. Вид аудита будет определен в соответствии с текущим циклом сертификации вашей компании. Это будет 1-й или 2-й надзорный аудит, либо ре-сертификационный.
По итогам аудита оформляется отчетность и обрабатывается в соответствии с требованиями вашей схемы сертификации. Процедура трансфера завершается и далее сертификационный цикл входит в стандартные, привычные рамки. Действие сертификата будет подтверждено на срок до следующего планового аудита.
Особенности трансфера FSSC
Для схемы сертификации FSSC 22000 важно учитывать, что если по графику предыдущего органа на текущий период приходится плановый необъявленный аудит, то при трансфере в другой орган изменить его на объявленный не получится. Таким образом сохраняется требование схемы FSSC о том, что один из надзорных аудитов должен быть необъявленным. Поэтому использовать трансфер в другой орган, чтобы избежать необъявленных проверок, не стоит.
После завершения процедуры трансфера сертификата, компания входит в стандартную и привычную процедуру ежегодных инспекционных аудитов. Меняется только партнер по сертификации.
Сертификационный аудит всегда способствует росту и развитию Вашего бизнеса. В процессе сертификации вместе с опытными экспертами-аудиторами Альянс Групп вы сможете:
- подтвердить соответствие международным стандартам;
- получить независимую оценку и профессиональный «взгляд со стороны» на Вашу производственную Систему;
- увидеть важные точки роста Системы, которые позволят работать более эффективно в рамках непрерывного совершенствования;
- получить сертификат ведущего европейского органа, который признается всеми партнерами на внешнем и внутреннем рынке без ограничений.
Мы будем рады стать вашим надежным партнером в вопросах международной сертификации систем менеджмента.
